Πρόσβαση και Έρευνα στο Διπλωματικό και Ιστορικό Αρχείο μέσω αναζήτησης καταλόγου ή ερωτήσεων φυσικής γλώσσας με υποστήριξη Τεχνητής Νοημοσύνης
Διαδικτυακή εφαρμογή πρόσβασης στους καταλόγους και το αρχειακό υλικό της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου ΥΠΕΞ
Η εφαρμογή υλοποιήθηκε στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος "Ψηφιακή Σύγκλιση" του ΕΣΠΑ 2007-2013 και χρηματοδοτήθηκε από πόρους της Ελλάδας και της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Η πρόσβαση στο αρχειακό υλικό, την αρμοδιότητα διαχείρισης του οποίου έχει η Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου ΥΠΕΞ, διέπεται από τις διατάξεις του Άρθρου 142 του Ν. 4781/2021 (ΦΕΚ 31/Α΄/2021 - Οργάνωση και λειτουργία Υπουργείου Εξωτερικών, Συμβούλιο Απόδημου Ελληνισμού, ρύθμιση θεμάτων διεθνούς αναπτυξιακής συνεργασίας και ανθρωπιστικής βοήθειας και άλλες διατάξεις») και τις Υπουργικές Αποφάσεις και τα Προεδρικά Διατάγματα που εκδίδονται σύμφωνα με τον Οργανισμό ΥΠΕΞ. Συμπληρωματικώς, εφαρμόζονται οι διατάξεις του Ν. 4624/2019, ΦΕΚ 137/Α΄/2019 (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα κλπ).
Η χρήση των καταλόγων αρχειακού υλικού που διαθέτει η Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου ΥΠΕΞ είναι ελεύθερη. Η αναζήτηση γίνεται μέσω της μηχανής αναζήτησης που λειτουργεί στη διαδικτυακή σελίδα του Υπουργείου Εξωτερικών. Η εκτύπωση ή ψηφιακή αποθήκευση αποτελεσμάτων αναζήτησης μέσω του ηλεκτρονικού καταλόγου επιτρέπεται μόνο για προσωπική χρήση του ερευνητή. Η με οιοδήποτε μέσο περαιτέρω αναπαραγωγή, διανομή ή εμπορική χρήση των αποτελεσμάτων αναζήτησης μέσω του ηλεκτρονικού καταλόγου, χωρίς τη γραπτή άδεια της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου, δεν επιτρέπεται.
Πρόσβαση στο ψηφιοποιημένο υλικό παρέχεται μόνο στους εγγεγραμμένους χρήστες, σύμφωνα με τους σχετικούς όρους. Η διαδικασία εγγραφής έχει ως σκοπό την τήρηση στατιστικών στοιχείων για την πρόσβαση στο υλικό, αλλά και την προστασία του αρχειακού υλικού ΥΠΕΞ από καταχρηστική χρήση, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική νομοθεσία.
Πρόσβαση σε αρχειακό υλικό το οποίο δεν είναι ψηφιοποιημένο, αλλά περιέχεται στον κατάλογο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου, δίδεται στο Αναγνωστήριο της Υπηρεσίας, ύστερα από αίτηση του ενδιαφερόμενου ερευνητή και έγκρισή της, σύμφωνα με την προβλεπόμενη διαδικασία.
Η Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου διατηρεί το δικαίωμα, κατ' εξαίρεση και κατ' εφαρμογή των αναφερομένων στο άρθρο 1 του παρόντος Κανονισμού διατάξεων, να παρέχει πρόσβαση σε ψηφιοποιημένους φακέλους ή έγγραφα για τους οποίους μπορεί να τίθενται ειδικότερα ζητήματα, όπως πνευματικά δικαιώματα Οργανισμών, φυσικών προσώπων κ.ά. μόνο ύστερα από ειδική άδεια. Το εν λόγω υλικό φέρει ειδική σηματοδότηση στον ηλεκτρονικό κατάλογο.
Η Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων της όπως αυτές απορρέουν από τον Νόμο 4781 (ΦΕΚ Α΄ 31/28.2.2021) διατηρεί αρχεία και συλλογές και προβαίνει σε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που εμπεριέχονται σε αυτά. Ως εκ τούτου, το Υπουργείο Εξωτερικών φέρει την ιδιότητα του Υπευθύνου Επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων σύμφωνα με τη νομοθεσία (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) 2016/679/ΕΕ).
Ο ερευνητής έχει την υποχρέωση να αντιμετωπίζει ως εμπιστευτική κάθε πληροφορία που αναφέρεται σε φυσικά πρόσωπα (δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα) στις οποίες αποκτά πρόσβαση ή των οποίων αποκτά γνώση στο πλαίσιο της διεξαγωγής της έρευνάς του ή και επ' ευκαιρία αυτής.
Ο ερευνητής αναλαμβάνει την υποχρέωση να επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα μόνο για τον σκοπό για τον οποίο έχει δηλώσει στην αίτησή του. Ειδικότερα, ο ερευνητής θα εξάγει από το εκάστοτε αρχείο (έγγραφο ή οποιοδήποτε άλλο τεκμήριο αρχειακού υλικού) μόνο όσα στοιχεία είναι απαραίτητα κατά την επιστημονική του κρίση για την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης έρευνας όπως αυτή δηλώνεται στην αίτησή του.
Ο ερευνητής αναλαμβάνει την υποχρέωση να προστατεύει και να διαφυλάττει τον απόρρητο χαρακτήρα των ως άνω δεδομένων και να μην τα κοινοποιεί, ανακοινώνει, διαβιβάζει σε τρίτα πρόσωπα ή να τα θέτει με οποιοδήποτε τρόπο στη διάθεση αυτών.
Κατά τη δημοσιοποίηση της έρευνας ή μέρους αυτής ο ερευνητής λαμβάνει κάθε αναγκαίο μέτρο ώστε να τηρηθεί η ανωνυμία. Σε περίπτωση που ο ερευνητής επιθυμεί να δημοσιοποιήσει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων που μπορεί να ταυτοποιήσουν το υποκείμενο των δεδομένων, θα πρέπει να υποβάλει σχετικό ειδικό αίτημα προς την Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του Υπουργείου Εξωτερικών.
Οι υποχρεώσεις αυτές ισχύουν και μετά τη λήξη του χρόνου της μελέτης των αρχείων που φυλάσσονται στην Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου ΥΠΕΞ.
Η παραβίαση των ως άνω υποχρεώσεων συνεπάγεται κυρώσεις κατά τα προβλεπόμενα στις οικείες διατάξεις, ιδίως του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων.
Κατ' εφαρμογή του Κανονισμού 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σας γνωρίζουμε ότι υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι το Υπουργείο των Εξωτερικών.
Η Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ επεξεργάζεται τα δεδομένα που δηλώνετε στις σχετικές αιτήσεις του Αναγνωστηρίου ή της διαδικτυακής πλατφόρμας (ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, διεύθυνση μόνιμης κατοικίας, τηλέφωνο/φαξ, ηλεκτρονική διεύθυνση, στοιχεία ταυτότητας ή διαβατηρίου) με σκοπό την άσκηση νομικής υποχρέωσης που απορρέει από τον Ν.4781 (ΦΕΚ Α΄31/28.2.2021). Ειδικότερα, η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων μέσω της καταχώρισης τους σε αυτοματοποιημένο σύστημα, εξασφαλίζει την πρόσβαση στα αρχεία και στις συλλογές που διατίθενται στο Αναγνωστήριο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ και στη διαδικτυακή της πλατφόρμα, ενώ εγγυάται την ασφάλεια στη χρήση του αρχειακού υλικού. Επιπλέον, πραγματοποιείται ανώνυμη επεξεργασία των δεδομένων για την ετήσια στατιστική απεικόνιση της επισκεψιμότητας της πλατφόρμας της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ.
Τα προσωπικά σας δεδομένα διατηρούνται για λόγους ασφάλειας χρήσης του αρχειακού υλικού.
Ως υποκείμενο των δεδομένων, μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματα που προβλέπονται στις διατάξεις του Κανονισμού 2016/679. Ειδικότερα, έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα, μπορείτε δηλαδή να αιτηθείτε αντίγραφο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και τα οποία επεξεργάζεται το Υπουργείο Εξωτερικών. Επιπλέον, μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματα διόρθωσης, διαγραφής, καθώς και περιορισμού στην επεξεργασία των δεδομένων που δηλώνετε στις αιτήσεις του Αναγνωστηρίου και της διαδικτυακής πλατφόρμας της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ. Σε περίπτωση υποβολής αίτησης διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων, παύει να είναι εφικτή η δυνατότητα πρόσβασής σας στα αρχεία και συλλογές που διατίθενται στο Αναγνωστήριο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ.
Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων σας μπορείτε να επικοινωνείτε στο archive1@mfa.gr.
Για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης του Υπουργείου Εξωτερικών με τον Κανονισμό 2016/679/ΕΕ περί προστασίας δεδομένων έχει οριστεί Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων του Υπουργείου Εξωτερικών, με τον οποίο οι πολίτες μπορούν να επικοινωνούν στην ηλεκτρονική διεύθυνση dpo@mfa.gr.
Εποπτεύουσα Ελληνική Αρχή για την παρακολούθηση εφαρμογής του Κανονισμού 2016/679 και την υποβολή καταγγελιών έχει οριστεί η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Α.Π.Δ.Π.Χ.), Λ. Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 11523, Τηλ.: 2106475600, Fax: 2106475628, Email: contact@dpa.gr και complaints@dpa.gr.
[1] Ως επεξεργασία προσωπικών δεδομένων νοείται: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή (άρθρο 4, παρ. 2, ΓΚΠΔ).
[2] Ως δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα νοείται: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου (άρθρο 4, παρ. 1, ΓΚΠΔ).
